内联网建好了，一切都结束了吗?

 

　　Intranet是一种持续的项目，需要不断地维护和不断地改进。因此周期性的维护及修改是有其必要性的。在Intranet建设完成并且联机使用后，定期的维护Intranet是必要的。Intranet系统就像汽车一样，定期的维护就能正常地运作，如果疏忽了维护工作，很可能时间一久就问题百出。下面让我们来看看Intranet的维护有哪些。

一、硬件维护

　　维护不外乎就是硬件与软件的维护。首先，让我们从硬件谈起。Intranet中，关于硬件最重要的两个部分为：

　　1．网络部分

　　与网络有关的部分皆属此类，如：路由器、集线器、网络连线等。

　　2．主机部分

　　各服务器的主机和外围设备都属于此类。

　　在网络方面，最重要的就是要确保网络设备的正常运作。一旦网络某个部分出现故障，影响所及可能是整个公司。所以我们把网络部分的维护放在最前面讨论，因为这是最重要也最疏忽不得的部分。网络部分可以分为下面两大部分进行维护：

　　（1）主要节点部分

　　所谓的主要节点，就是各网络的交接处，如路由器、集线器等。这些多半是专门的网络设备，并非一般公司人员可以维护的。在向厂商购买这些设备时，多半都会签订维护合同。因此，确定厂商是否定期进行维护、注意这些节点的工作情况，是这个部分的主要维护工作。当然，我们也可以通过一些情况了解这些节点工作的状况，例如最近网络是否常常变慢及某个区域的网络突然无法使用等。如果有类似的情况，应该主动要求厂商来进行检测。

　　（2）网络线部分

　　网络线就是Intranet的血管，没有它们，信息就无法流通。因此维护良好的网络线质量是很重要的工作。其实，网络线的维护工作很简单，因此，公司内部的人员可以自行维护。定期检查网络线有无问题，并且注意网络的状况。有时网络线的接头松动，也会造成网络速度变慢；还有些时候，可能是因为员工不小心踢到网络线或者是安装错误等。常常检查网络线的连接状况，可以减少不必要的故障发生。

　　除了维护之外，也要注意是否有些地方常常发生相同的问题。例如，某些地方的网络线常常出故障，或是常常是漏电等现象发生。对于一再发生的问题，最好能够彻底找出原因所在，然后加以解决，否则一而再地发生，将会严重影响员工的工作情绪，甚至到最后舍弃Intranet。如果是一些简单操作就可以解决的问题，不妨印制手册教导员工如何自行排除障碍。这是唯一要印制成印刷品的部分，因为当网络有问题的时候，根本无法上网络，所以自然无法通过Intranet寻求协助。

　　另外，对主机部分定期检查其各项设备，是很重要的。我们可以通过一些主机的反应来了解主机的状况。例如，是否有变慢的情况，或是否有不正常的动作，还是常常有小故障发生。对于这些状况，我们不可以小看它们，因为这些可能都是大问题的前兆。如果觉得情况不太对，最好还是请厂商来检查一下，否则等真正发生问题再请厂商，往往要等好几天才会修好。如果公司有备用的系统还好，否则，就要等待好几天了。越是对Intranet依赖的组织，由这种状况所产生的损失越大。所以如果您的组织对于Intranet极度依赖，建议还是有一套备用的系统会比较安全。尤其是一些金融机构，务必要有一套备用，否则后果不堪想象。

二、软件维护

　　当硬件维护没有问题之后，接下来另一个维护的重点，就是软件部分。软件可以分为在服务器上的软件和员工电脑中的软件。通常，服务器上的软件的价值最高，所以也特别需要注意。另外，因为组织的信息都是存放在服务器上的，因此维护这些信息的安全，也就显得格外重要。下面就让我们看看，有哪些方面的软件需要进行维护呢？

　　1 ．服务器软件的维护

　　服务器上的软件主要是指操作系统、WWW服务器、文件服务器等软件。这些软件平常应该都可以正常运行，但还是要定期检查。例如，有时软件会有一些缺陷，因此当厂商提出修正的版本时，最好尽快换成比较没有问题的版本。另外有时也有人为的操作错误而误删一些文件。因此，当服务器的运作出现异常时，员工应该主动通知维护人员进行检查。维护人员应该尽快地找出问题所在，不可以放任不管，否则后来的信息有可能会因为这个问题而有错误。等到发现这个错误时，恐怕已经造成重大的影响了。

　　2．备份

　　软件维护最重要的定期工作就是备份。无论设计得多好的软件，都有可能因为一些意外造成资料的丢失。对于公司而言，这些资料是无价的。一旦丢失而又没有备份，这个后果是非常可怕的。您可以想象公司员工资料全部消失，不知道该怎么算薪水的情况吗？还有顾客的订单资料全部消失，没有办法查得有哪些客户订过哪些货的情况。随便哪种，都是公司所无法承受的重大打击。因此，备份是绝对需要的。并且对于日常性的资料，最好能够每天备份。

　　这样，就算资料流失了，也只是损失一天的资料而已。目前的备份设备有很多可供选择，如CD—R、DVD、磁带等等。价格也都十分便宜，甚至个人都负担得起，公司就更不该省这点小钱了。有些公司的维护员工只是把工作过程设定在电脑中，然后将备份设备开着就不管了。其实这是不对的，应该要每天确认前一天的备份工作已确实完成了，并且要留多份备份，这样才比较安全。另外，如果备份的资料具有机密的性质，对于备份的管制是很重要的，不但要确认每日备份后资料的流向，对于过期的备份也要进行确实的销毁。

　　3．系统安全

　　系统安全的维护也是非常重要。前面几项是属于非人为的因素所造成的，因此只要小心维护就可以了。但是系统安全源于人为的侵入，所以必须靠管理者本身的经验以及警觉性才能防止。当然，在我们的Intranet中原本就有一些防护措施，但是，有时防护措施遇到高水平的入侵者不见得有效，并且，有时入侵者是来自公司内部。因此，管理人员应该每天检查各服务器上是否有异常的存取记录。如果发觉有些奇怪的地方，就应该着手进行调查。

　　此外，网络上定期都会有各种服务器软件的安全漏洞报告，管理者应该对这些报告仔细翻阅。如果自己所管理的服务器上也有类似的漏洞，应该立刻进行补救，并且检查是否已经被入侵过。而管理者们彼此也应该相互帮助、互相警告、互相注意。对于侵入者如果追查出确实的来源，应该提起法律诉讼，不可姑息。姑息这些侵入者，无疑是告诉更多的侵入者可以大胆放心地侵入您的系统。

　　4．病毒的预防

　　电脑病毒是一种会对电脑的软件进行破坏的程序，并且具有可传播的特性。因此，公司不论有没有Intranet，都应该对病毒进行预防。这些预防措施不外乎为：（1）常使用扫毒软件进行检查；（2）不使用来源不明的程序；（3）不随便复制文件到公司的电脑中。尤其是公司的文件服务器要特别注意对病毒的检查。因为一旦文件服务器上有病毒，那么整个公司的电脑就差不多都有病毒了。

　　此外，宏病毒也已经问世好一阵子了，因此对于Word文档也要注意。平时的预防要比事后的补救重要多了，千万不要等整个公司的电脑都中了毒，才来进行杀毒的工作。此时，恐怕整个公司的电脑都要重装软件了。

　　5．软件的更新

　　随着电脑科技的进步，软件的生命周期已经越来越短了。目前，几乎半年甚至更短的时间，软件就被淘汰了。因此，公司也应该注意最新的软件动向。如果Intranet上新增的功能需要新的软件才能配合，就应该赶快将新的软件放置到文件服务器上，并且通知员工进行更新。而且要主动通知员工，不要等到员工发现有功能无法使用而抱怨连天之后，才告诉他们要更换软件。

　　实际上，软硬件的维护都是一样重要的，因此不可只偏重某一方。而维护最重要的，就是必须要持续进行，不可以有时每天做一次，有时一个月做一次，这样是没有用的。另外对于每次的维护，也应该要确实地进行，并且要求进行详细的记录。这样，主管人员可以根据记录来判定是否确实进行了维护工作。

三、改进Intranet

　　Intranet是一种持续不断进行的项目，它不是一个阶段，而是需要不断改进、不断改变，以适应组织环境的变化。如果我们只是把Intranet建设完成，之后就不再对它进行任何的修正或者改进，那么经过一段时间之后，Intranet就会像是老旧的应用软件一样，虽然某些功能还可以使用，某些工作还可以处理，但是已经无法满足现有环境的需求了。什么样的因素会导致Intranet的适应不良呢？

　　1 ．工作量的增加

　　一个Intranet在建立之初，都有其所能处理工作量的最大上限。这个上限如果没有经过扩充，是不会自动增加的。也就是说，一个Intranet当初在建立之时，可能只是为了处理一家100个员工的公司所产生的工作量。但是随着公司的扩增或是业务的增加，原本100个员工的公司经过一段时间，可能已经变成200个员工的公司了。对于Intranet而言，自然负担增加了一倍，而对于员工来说，可能就是效率降低一倍，甚至是根本就无法运作了。

　　2．需求的增加

　　一个公司内部的工作流程不太可能永远一成不变。因此员工所需要的功能，也不会一直维持不变。无论当初规划Intranet的时候多么有远见，还是会有想象不到的新需求出现。如果Intranet不能满足这些新的需求，员工很快就会对Intranet抱怨连天了。

　　3．员工的觉醒

　　人都会要求环境越来越好，员工也不例外。原来没有接触到Intranet前，或许他们不晓得自己需要什么样的功能。但是随着接触Intranet时间越久，甚至接触过其他组织或是公司的Intranet，员工渐渐也会知道什么样的功能可以增进自己的工作效率，让自己更省时间。所以自然会希望组织或是公司能够给他们提供想要的功能。

　　4．组织体系的改变

　　各项Intranet功能都由各部门负责。而公司也有可能会进行改组，或是新增一些单位，这种情况在政府机构最容易看到。Intranet自然必须随着这些改变而有所响应，否则，如果原来负责该项功能的部门被裁掉了，谁来继续负责该功能呢？而新的部门产生，难道就不需要新的功能吗？因此，随着这些变化，Intranet必须有所改变。

　　5．新技术的发展

　　当新的技术被开发出来，而且已经进入实用阶段时，公司内部的Intranet也可以将这种新技术引入系统中。当然，您未必一定要将这些新技术加入到您的Intranet系统中。但是如果您的对手因为使用了这种新技术而效率大增，那么在竞争力上，您的组织就会输一大截了。

　　上面只是列举几个比较常见的状况，实际上，会让Intranet改变的状况还有很多很多。总而言之，Intranet必须随着环境的改变而跟着改变。

　　在第一次Intranet建设完成后，就需要进行持续性的Intranet改进。因此，可以由Intranet小组来进行调查。调查的方向可以从几个不同的地方面来进行：首先，可以定期对员工进行问卷调查，因为此时Intranet已经建立完成，并且已经正式联机运行，所以问卷调查可以通过Intranet进行，将员工对Intranet的建议评估之后，如果可行或是必须要加强的部分，应立刻进行补充，这样才能满足员工的需求，将员工的工作效率提高更多；此外，亦要对顾客进行调查，让Intranet的功能也能够符合顾客的需求；同样，对于合作伙伴的需求也应该要多加注意。其实，建立Intranet就像是写一个软件，只不过这个软件是一个很大的软件。所以，Intranet也有类似软件一样的生命周期。

　　所以当Intranet建设完成之后，Intranet小组可以根据公司的规模大小、需求增长的速度以及组织环境变更的速度，订出一个Intranet发展周期。举例来说，我们可以规定Intranet的周期为两个月。

　　这四个阶段见上表3－34会一直持续进行，所以我们的Intranet不论经过多久都能够满足所有人的需求。当然，上面的日程只是一个例子，真正制订这个日程，必须根据实际的情况而有所改变。

　　此外，对于每次的修改以及变更，都应该要有详细的记录。也就是说，上面的四个步骤每次都要有很详细的记录，这样我们才知道目前这个Intranet到底有些什么样的功能，不会因为经过两三次的修改之后，已经偏离了原来的Intranet策略而不知道。还有，Intranet也并非一成不变，在经过一段时间之后，需要针对组织内部的结构、现实的情况、组织面临的环境、技术的开发、客户与伙伴的变动等等各项因素加以调整。

　　一个好的Intranet结构，应该能够在经过长时间的使用后，仍然不需要做太大改变。要做到这个地步，需要的就是长远的眼光，准确地预测未来。在第一次的Intranet建设中，很难达到这个地步。因为，毕竟整个组织对于Intranet的观念都不是很熟悉。但是，只要经过数次的Intranet修改，我们就可以从每次修改的经验中，找出一些变化的模式，从这些分析中我们就可以了解到更长远的变化，进而制定可以使用更长久的Intranet策略。这也就是为什么每次修改都需要做记录的理由。