规划

 　　当制订完成Intranet策略之后，接下来就要进行规划的操作。此阶段主要的目标是要订出Intranet的结构和各部门之间应该如何配合协调。此部分需要非常仔细用心地评估。一旦规划错误，将会造成日后Intranet发展的障碍。基本上，规划的操作可以从大到小，也就是说先进行概略的规划之后，再进行各部门的细部规划。Intranet不只是单一部门的问题，所以需要很多部门的配合，因此在此阶段我们应该正式成立一个Intranet规划小组。这个小组必须依照Intranet策略中的目标制订出可以实行的Intranet结构。下面我们将对规划的过程做一个概括性的描述。

一、初步规划

　　首先应该针对整体进行规划。在这个阶段，只是针对整个组织的Intranet进行规划，所以并没有讨论到各部门内部应该如何进行工作。一般来说，这个步骤首先要确定的就是Intranet的模型，下面列出了几个基本的Intranet模型作为参考：

　　1．中央集权型

　　这种模型的Intranet主要是把所有的工作都交给一个专业部门管理，也就是说，所有的服务器资源都位于这个部门，其他部门基本上不参与Intranet的建设工作。这个部门可以是由原本的MIS部门负责，也可以是另外一个独立的部门。前面我们说过，比较好的方式是将属于各部门的责任直接划分给各部门。但是，这并不是说中央集权型的模型不好，而是需要依照组织的大小规模、人员编制来做决定。如果组织的规模不是很大，或是各部门内部没有对电脑有任何接触的人员，或是无法找出合适的人来处理各部门的Intranet功能，此时，采用此种模型或许是比较好的做法。

　　2．分散型

　　这种模型的特点在于所有的责任完全由各部门自行承担。没有一个专门的部门来参与各部门的Intranet建设。这种方式的好处是，可以让各部门完全发挥自己的想象，完全针对自己的需求来建设。缺点是可能各部门之间的集成性会比较低。一般来说，公司比较不适合此种结构。一些研究单位，如学校各系所、研究院等，具有完全不相干部门，或大部分是平行地位部门的组织，比较适合采用此种做法。

　　3．混合型

　　混合型基本上是综合上面两种做法，所以比较适合于一般的组织或是公司。这种模型的Intranet有一个专业的部门或是小组，负责监督Intranet的建设状况，并且要求各部门必须提供某些功能，其他功能仍由各部门自行发挥。这样做一方面可以保留Intranet的整体性，另一方面仍旧可以让多部门依照自己的需要来建立Intranet。所以，基本上笔者比较倾向于使用这种模型。

　　上面三种只是基本的模型，并不一定适合各种公司组织的需求。如果您有更好的模型，就使用那个模型吧。不过初步规划只是定个大纲而已，如果您的模型已经开始列明各部门要做些什么，或是各部门的权责有哪些，表示您的初步规划已经订得很细了。

二、信息规划

　　上面的初步规划是属于结构规划，并没有谈到信息的流向及存储的地方。因此，在完成初步规划之后，接着就是要讨论信息动向的规划。其实公司内部的信息是可以分类的，可以依据信息的出处，或是存储的地方，或是负责该信息的部门来加以分类。比如说，人事资料这种信息是属于人事部门所管，因此我们可以把所有属于人事部门的信息分为该类，比如说叫人事信息类。其他的财物、技术、广告以及报告等，都可以加以分类。将信息分类之后，我们就可以把信息以及部门还有服务器之间的关系列一张表出来。接下来，通过这张表画出Intranet的信息结构图。表3—33是一个范例。

　　将所有的资料列出，我们就可以用这个表来规划，明确了各部门所要负责的信息，进而就可要求各部门应该提供何种功能。举例来说，因为员工专长是由人事部门管理，所以从事部门应该有提供员工专长的查询系统，或是当某些部门或项目需要具备某专长的人才时，人事部门应该有提供一个可以在Intranet上面直接申请的渠道。知道有哪些信息需要处理，以及各信息是由何部门负责，每个部门才知道自己要提供什么样的功能给其他的部门。

　　表3-33并不是一个很完整的表格，您可以自行加入一些其他的内容。例如：信息的存取权限、信息机密等级等。

三、教育培训规划

　　员工对于Intranet各项功能的熟悉与否，将会直接影响到Intranet被接受的程度。所以对于各项Intranet教育培训，应该要小心地规划。首先最主要的就是对于Intranet基本概念介绍，还有基本的电脑培训以及基本软件操作训练。当然，对于一些网络的概念和软件的介绍及教学，也是必要的。

　　此外，也需要对员工清楚地说明公司内部所建立的Intranet将会提供的功能、各项功能所属的部门、可以在何处找到这些功能、应该如何来使用这些功能等等。教育培训越是完善，员工对于Intranet的熟悉程度自然就越高，这对于Intranet的推广有绝对的帮助。

四、各部门的规划

　　当前面的两项规划都完成之后，接下来就要进行各部门的功能规划，也就是以各部门为导向的规划。首先从前面的信息规划中我们已经知道了，对于整个组织而言，每个部门所必须提供的功能有哪些。因此，每个部门至少应该要提供这些最基本的功能。除此之外，各部门还可以自行规划其他的功能。只是这些功能规划出来之后，应该要加入到整个公司的功能目录中。一个功能完善的Intranet，至少都会提供一个页面，让用户可以从这个页面中索引到Intranet的所有功能，这个页面就是所谓的功能目录。它基本上与一本书的目录是相同的。当然它也应该要加入到搜寻系统中，以方便用户寻找。

　　对于各部门的详细规划，主持Intranet建设的Intranet规划小组不宜干涉太多，只要不会让整个Intranet的功能和信息看起来非常杂乱无章，其他的由各部门自行制订就可以了。

　　对于各部门来说，要规划自己的Intranet部门，首要的当然是由组织所规划下来的必须完成的功能；接下来可以从自己所需要的功能开始规划。当自己部门的需求都规划完成之后，可以对其他部门寻求建议，然后增加新的功能。当然，新的功能都应该要向Intranet规划小组做报告。

　　这个规划时间可能需要一个星期，也可能需要一个月，基本上它是根据组织大小来决定的。在每次的规划中，都应该将可行性评估包括在内。只是纸上谈兵是没有什么用的。如果不知道从何处规划起，参考其他公司成功的例子是一个不错的做法。

　　实际上，目前的Intranet方面的研究已经开始朝所谓的Intranet模型的方向进行。也就是针对各类组织的各部门，设计各种模型。您可以从很多的模型中选择合适的模型来建立。不过，目前还没有一个正式的研究报告。相信在不久的将来应该可以看到这方面的研究报告。

　　另外一方面的发展目前还是属于未开发阶段。笔者称它为Intranet样式。这是从面向对象的样式的概念所延伸过来的。更进一步地说，其实面向对象的样式概念也是由建筑的样式所演变过来的。之所以会有这样的演进，主要是，因为目前很多研究针对企业或是组织的信息分析后，发现其实企业内部各项信息的流通、功能的分级等等，与面向对象的很多概念都相互符合。于是，各项原来由面向对象所发展出来的技术，也就逐渐转移到Intranet上。相信在不久的将来，建立Intranet将会有一个可供依据的标准出现。