行政部门

 

　　这里定义的行政部门比较广泛，如财务、人事、总务等等。对于行政部门而言，Intranet的重点就是可以提高行政效率。在传统的行政部门中，最容易拖垮行政效率的就是报告。很多报告经过部门间的长途旅行之后，等到通过时，都已经过期了。更有甚者，居然还会遗失。所以，通过Intranet将行政作业电脑化、网络化是非常重要的，如果是政府机关，就更为重要。

　　行政部门所提供的Web页面应该要有如下的功能：

一、该行政部门的业务信息

　　提供业务的说明是很重要的，因为对于一些还不是很熟悉环境的新员工而言，有了这个说明，将可以让他更清楚地知道要去何处办理相关业务。

二、业务的网络化

　　也就是让员工不用亲自到该部门，直接通过网络，就可以办理相关的业务。下面列出几个例子：如果有员工要办理请假事宜，就可通过网络直接连线到负责员工请假的部门，向该部门办理请假。而如果员工要借用会议室，也可以通过网络直接察看会议室何时有空，然后直接通过网络来进行借用。通过业务的网络化和电脑化，就可以将行政效率提高，并且因为业务电脑化之后，将可以大幅减少人力。也就是说，公司可以省下不少非必要的人力支出。

三、提供询问的渠道

　　通常一个部门的业务只有该部门的员工比较熟悉，对于其他部门的员工而言，是无法像该部门的员工那样熟悉的。所以必须要提供一些渠道，让别人在遇到问题的时候可以通过这个渠道来询问。而行政部门也可以将一些员工经常询问的问题做成列表，并对每个问题做详细的回答。将这些问题和解答放在行政部门的页面上，就成了行政部门的FAQ，也就是所谓的常见问题集。这样做的好处是可以减少行政部门的一些负担。因为每天回答相同的问题，是会觉得很烦的。

　　上面这些功能是每个行政部门应该提供的，其中真正的重点就是行政业务的网络化。这会使整个企业内部有重大的改变，主要的目的就是希望借此提高整个企业、公司或是组织的行政效率，简化行政程序。下面列举一些行政部门的业务，以及这些业务何以要电脑化。

一、报告

　　这项行政工作已经在前面一再地提到。解决报告繁复签名过程的方式，就是通过所谓的电子表单，将所有的报告通过网络及电脑，呈现在员工和管理者面前。至于签名，则是由电脑主机向每个签名的人询问账号、密码后，再将管理者的反应加入到该电子表单中。提出报告的人可以随时随地地利用电脑，查询目前报告已经经过哪些主管的同意了，或者是哪个主管有什么样的意见。当然也可以将这个电子表单设计成为像传统表单那样，当某个层级的主管签名后，才让更高级的主管签名。不过，虽然这样做可以更像传统的报告，但是就展现不出电脑化后可以并行处理的优点了。

二、签到、签退、加班与请假

　　这些功能电脑化后，就不需要原来的那些打卡装置，也不用担心卡会不见的问题。而且对于统计工资的部门而言，他们不需要再一个部门一个部门去收集这些卡，然后再用人工或是使用读卡设备来读取这些卡上面的资料。传统的方式要计算出所有员工的工资，可能需要很多天，而且每到发薪水那几天，发薪单位忙得人仰马翻，也是常有的事情。更何况在这种状况下出错也是很常见的事情。使用电脑来进行签到签退，电脑就可以自动进行人员上下班的统计和计算工资。所有的过程对于电脑而言，不过是几分钟的轻松计算而已。此外，员工出勤的的数据通过电脑处理后，可以保存起来。以后如果需要利用这些数据，也都很方便。比如说，各部门员工出勤率的比较表、每月员工平均出勤率的比较表、平均星期一到星期五员工出勤率的分布情况。这些以往需要特别统计的数据，现在都直接从员工的出勤记录中取得就可以了。既方便又准确。

　　另外，加班或请假，也是同样的方便。员工可以通过电脑来申请，而主管也是通过相同的方式来决定是否核准。

三、申报出差费用

　　传统的方式就是填写一些表格，然后送到总务部门去申报。如果这些能够通过电脑来进行，就可以节省员工跑到总务部门的时间。对于总务部门而言，也不用花时间去收这些表格并将表格输入到电脑里面去。

　　如果您正负责自己部门的Intranet建立，而不知道要将哪些过程电脑化，有一个很简单的方式可以供您作参考。这就是将您部门所用到的表格拿出来，这些表格就是需要电脑化的目的了。

　　此外，当您进行行政程序的电脑化时，不妨先评估一下原来的程序是不是太过冗长。如果太过冗长的话，不妨借此机会对整个行政程序作一个总体检查，将需要改变的地方好好地修改一番。这样将可以让Intranet的作用在行政程序上发挥得更淋漓尽致．