信息部门

 

　　信息部门是整个公司的信息及资料的集中处。很多大型企业都建有小型图书馆。实际上，这也属于信息部门。信息部门的工作就是收集信息，并且提供给其他部门作为参考。传统的信息部门有一个严重的问题，就是没有一个好的渠道把信息提供给其他的部门。而其他部门要向信息部门索取信息，也不是非常的方便。有一些公司的信息部门采用定期发布内部刊物的方式，把信息提供给公司所有的员工。这是个不错的作法，但是这个作法所付出的成本也相当高。

　　前面我们讲述过，Intranet可以保证组织内部的信息畅通。在这里，Intranet又一次展现了它的力量。通过Intranet，信息部门可以把信息放在信息部门自己的Web服务器或是公司的Web服务器中属于信息部门的页面上。其他员工就可以通过Intranet来取得这些资料。而且，员工由原来被动地接受信息，转变为主动地向信息部门索取信息。这样，可以省下大笔印刷刊物的费用。此外，可以确保信息是提供给需要的员工使用，而不会有提供了信息，而员工却看都不看就丢入垃圾桶的情况发生。

　　对于信息部门而言，它的Web页面应该要有如下信息：

一、信息分类

　　信息部门应该将目前公司内部所有的信息加以分类，并且建立连接，让用户可以通过信息部门的页面，很快地找到他想要的信息。既然是信息部门，成为信息中心是必要的。通过这些分类，可以让员工了解到，不论何种资料，只要到信息部门，就可以找到它位于何处。

二、提供信息搜寻功能

　　搜寻功能可以帮助员工很快地找到他想要的信息。此外，如果员工要找的信息是散布在好几个类别里面，或员工不太清楚此项信息应该属于哪个类别，这项功能就可以很快地解决员工的困扰。员工能够很快地找到所要的信息，工作效率自然就会提高。

三、新闻消息

　　这里的新闻就是新的信息。信息部门的职责之一，就是收集新的信息。所以信息部门可以将收到的信息立即放到所属的WWW页面上。相对于传统定期发行刊物的方式，这种作法更能够确保信息的新鲜度，也就是所谓的时效性。

　　基本上，公司内部的资料越能够数字化，信息部门所能够提供的信息也就越多。因此在建设Intranet时，将资料尽可能数字化，也是Intranet的成功关键之一。要是Intranet没有什么信息可以提供，员工自然就不会想要使用它了。反过来说，如果所有的资料都能在Intranet上面找到，而且又快又完整，那么就算公司不主动要求员工上Intranet，员工也会主动学习使用的。这也是推动Intranet的重要策略之一—让员工有使用Intranet的要求。

　　另外，如果公司有类似小型图书馆的部门，或者是一些学术组织（如学校、研究院）本身就有图书馆。那么将图书馆的业务移到Intranet上，是有很大好处的。图书馆可以做下面的转变，以适应Intranet的环境：

一、馆藏信息的数字化

　　馆藏信息一旦数字化，就很容易通过Intranet来进行查询。员工、学生或是老师都可以很快地找到自己想要的书籍、论文，期刊杂志等。此外，对于图书馆与图书馆之间的合作，也有很大的帮助。

二、图书馆业务的网络化

　　查询服务只是图书馆业务电脑化的一部分。其他像借阅书籍资料的服务，可以通过In-tranet来完成。国外一些公司的做法是这样的：如果您要借阅一些书籍，可以先通过Intranet连线到图书馆的Web页面上，然后通过图书馆的Web页面进行借阅的操作（当然书要没被借出去才行）。接下来，图书馆会有专人负责将书籍送到借阅人的手中。还书也是通过类似的方式，当图书馆的员工送书时，您就可以将要还的书交给他。他会帮您送回图书馆中，然后取消借阅的记录。这样一来，就好像整个图书馆都在电脑上一样，可以替员工省下跑图书馆的时间，让员工专心做自己的工作。

三、提供数字资料

　　图书馆除了原来的纸上资料，也可以收藏一些数字多媒体资料。如多媒体光盘等。实际上，一些书商也开始推出数字化图书。如一些百科大全书都已经有光盘版本了。所以图书馆再也不是只有书本而已。有些专家甚至预测，未来将没有图书馆这种地方了，图书馆都会变成信息中心。

　　信息部门Intranet建立的成功与否，对于整个Intranet有很大的影响。因为信息部门就是信息的集散地，而Intranet只是信息流通的渠道而已。如果信息的集散地不能很充分地提供信息，空有流通渠道也没有什么作用。其他部门都需要信息部门所提供的资料，例如：决策部门如果没有信息部门提供的数据，将无法正确作决策。所以对于信息部门的Intranet规划不可不谨慎。