内联网实例

 

一、如何将Intranet呈现在你的眼前

　　在企业中，想要规划建立Intranet与建立Internet所要面临的问题，是全然不同的。

　　Internet站点是全世界的人都看得到的，所以它通常看起来像一个推销企业形象，或是一个使顾客了解你的产品以及服务的工具。然而Intranet则是一个为了结合企业内部的观念，使之达成共识的途径。Internet站点表现出企业的外在形象，而Intranet则是企业内部所呈现的核心。建立Internet站点必须比较注意它的外观以及传达给用户的意念，而技术资料及公司内部流程的流通，则是Intranet的重点。

　　Internet与Intranet真正的差异，在于它们的基本含意以及应用范围。两者都使用相同的技术及工具、相同的网络协议及相同的服务器软件。大部分公司内部的资料并不是制作给外面的顾客观看的，尤其是一些产品行销的图表、法律文件以及员工的人事资料，都必须要十分小心地加以保护。举例来说，EDC的Intranet不授权给未通过密码确认的员工存取重要资料。从某种角度来看，Internet是全球性的，而Intranet则是给一个小群体、一个部门或是一家公司的特定组织使用的。

　　Internet近几年来相当热门。然而老实说，它上面有太多杂乱及未经整理的资料。不过近来有一股热潮，就是在Web站点上提供这些杂乱资料的索引及搜寻引擎。这并不表示你的Intranet也会一样的杂乱，正好相反，它可以通过事先细心的计划、组织及责任分配，来克服这些问题。

　　1．着手进行

　　Intranet是一套可用于一个拥有50到100个人（甚至是更多）的组织的完美方案。这些人都是在总公司内工作的员工或是分散在分公司工作，但是都可以由远程连接公司主机的行销人员。Intranet相当适合用于任何有大量用户，且需要尽可能地取得公司内有效的最新信息的情形。

　　建立Intranet的第一步，就是审查估算已经存在的系统，包含硬件、软件及资料文件格式。你也需要了解企业内部需要使用Intranet来做什么，以及未来有多少种类的资料会放在Intranet上。绝大多数的企业都不愿意将它们的许多机密文件放置在Intranet上，因为他们考虑到许多竞争和法律问题。然而，另外有一大部分的企业也会避兔将私人的文件及员工的名单放置在他们的Intranet上，除非他们的信息部门能提供有效的安全系统。

　　Intranet在宣传一般性的信息上是相当有用的，但是企业决策人员仍必须决定哪些文件是所有员工都可以存取的，哪些只有部分人员可以存取。决定Intranet的软硬件设备是一个相当简单的工作，然而决定存取权，才是较为困难的一环。

　　2．在Intranet中的角色扮演

　　个人或群体在管理Intranet时，需要各类技巧、专业技术及外交手腕。在此我们特别针对Intranet上每种不同的角色，来说明所需要负责的管理工作范围：

　　（1）Intranet管理员。这个角色有责任每天观察Intranet上的记录，观察使用量的记录、调整必要的设置达到系统的最佳化，定期做系统备份及必要的系统更新。

　　（2）内容维护者。这些人主要负责维护Intranet里面的内容。他们并不一定需要是专业的技术人员（甚至需要一个相当庞大的队伍来负责维护更新整个庞大网络上的资料），但是他们必须要了解他们的工作主题。另外，他们也有责任针对工作的主题及内容，提供最新的资料，并且更新已改变的旧资料。

　　（3）系统设计者。这样的人专门设计一些原来系统上没有提供的功能。系统设计者本质上是一个可以为你的Intranet增加新功能的程序设计师。虽然说你也可以委托别人帮你设计所需要的功能，不过有时候也许只是一些简单的小功能，却要花费大量的资金，是相当不划算的。

　　在公司内部，必须为建立Intranet做许多的决定，由传统的以主机为基础的系统转变到现在的Intranet，有部分结构需要做极大的变革，当然，也有部分原有结构可以保留。然而这之中有许多重要的因素必须作为考虑的依据。这些问题并不是只有一个正确答案的问题，而是需要你运用巧妙手腕才能解决的问题。这也正是本书随后所要介绍的，也希望能帮助你做出最正确的选择。

　　3．经验评估

　　首先，作为评估过程的第一步，我们先要考察公司内部已经拥有哪些资源，拥有多少具有开放系统经验（如：UNIX，Internet，Perl以及TCP／IP）的技术人员，可以很轻松地帮助企业将系统转换到Intranet环境上。可是如果你的技术人员的经验是在过去的旧有大型主机系统上，这时候你也许要考虑，是重新训练一批技术人员以及升级公司系统的时候了。但是这并不表示需要将整个大型主机系统丢弃，事实上更需要进一步地让大型主机的技术人员与Intranet的技术人员合作，让所有系统都能配合将来的新结构。

　　4．给用户提供培训

　　Intranet最大的吸引力，就是所有用户只需要学习使用一种工具，就可以取得他想要的资料（一种通用的客户端界面）。不幸的是，目前大多数最热门的工具软件几乎都是每几个月就做一次升级，不管在版本控制还是用户培训上这都是一场噩梦。首先你必须要决定新版本的软件是不是会为你的用户或是管理带来任何好处，或许新版本中修正的许多问题，是你的用户在使用系统时所需要的。然而当你决定采用新的版本后，还必须让用户知道更新版本的原因，以及如何取得新版软件的方法。而且你必须判断是不是需要重新培训用户，以了解如何使用新的功能。

二、Intranet使用实例

　　1．国际商业机器股份有限公司（IBM）

　　谈起IBM行销人员的上班方式，可能是许多人都相当羡慕的。你绝对想象不到IBM的行销人员是不需要去公司上班的，但是这并不影响他们的工作。举个例子来说，如果行销部门的经理想要联络行销人员开会，他会通过Intranet发一封电子邮件到行销人员的信箱中，而行销人员只要在家里或是在客户那边，通过一条电话线拨回公司就可以读取开会的消息了。另外，系统也会自动将行销人员一周的行程作为简表，方便行销人员查阅。除此之外，行销人员如果希望得到任何的技术支持，也可以通过相同的渠道直接联络公司中的技术人员。

　　当然，IBM的Intranet上的资料不仅仅提供彼此的联系渠道，IBM甚至为所有正式员工提供全世界各地其他员工所设计的软件，不论是单纯地想要使用该软件，或者希望更进一步地了解该软件的设计过程，都可以轻松地取得相关的信息。IBM更在他们的Intranet上提供全世界员工的电话簿以及电子信箱的账号，不论公司的行销人员或是技术人员身在何处，都可以得到全球各地完整的技术支持。事实上，全球IBM的竞争力也因此而提高不少，因为全球的员工在Intranet的支持下，几乎将所有人员的技术融为一体。面对这样强大的技术，全球所有其他企业几乎都是望尘莫及的。

　　2．Boeing波音公司

　　位于美国西部太平洋沿岸的波音飞机制造公司，他们的Intranet是在公元1995年建立的，总共拥有3O0个Web服务器，内容包含了大约50000页的资料页。目前其内部一共拥有107000员工，大约有2500位员工可以直接存取Intranet，而且这个数字还在不断地以每周1000人次的速度增长。

　　这家公司也已经对员工公开了哪些文章可以公开发表，哪些不可以的指导方针，另外还提供许多培训课程教导员工如何设定新的Web站点的方法。刺激波音采用Intranet的主要原因，是来自企业内部的部门以及某些工作群组的需求。

　　3．国际Cargill公司

　　国际Cargill是世界上最大的私人企业，拥有超过70000的员工，他们专门在全世界各地从事物产贸易工作。一年以前，Cargill推出了他们的物产认证概念的项目，受到了全球极为热烈的回响，而现在已经有数千人疯狂地加入了他们的Intranet。然而，他们现在的目标是要求人事资料部门将他们遍布全世界的员工的各种种类的资源分开，并提供查阅，而且这种方法必须是尽可能有效率的。现在他们已经将25％的资料放在Intranet上。Cargill预计采用这种方法他们在更新、打印、装订或是分发资料上面每年将可以比过去传统的方法节省许多钱。

　　4．Harris公司

　　位于佛罗里达州Melbourne的Harris公司使用Web技术来解决每天的业务问题，已经有很长的一段时间了。对他们目前使用的系统，已经有超过8O家公司向他们租用系统上的布告栏、类似Usenet的新闻讨论群组及自动化电子邮件系统。

　　Harris将Intranet运用在许多课题之中。这些课题包含了张贴公告、健康安全的信息，以及如何存取搜寻内部的数据库。事实上Intranet在提高企业品质上扮演了极为重要的角色。可以将一些公司内部的制造经验、顾问以及专家的建议、教育工具以及讲义等等资料，放在数据库上供所有员工存取。

　　而Harris也将公司内部的红皮书放在Intranet上面供大家访问。这些资料详细叙述了Harris业务部门的所有管理方法及程序。现在，他们的员工不再需要查询真正的书本来找资料，只要通过流量浏览器就可以很快地找到他们需要的资料。

　　5．Levi Strauss公司

　　Levi Strauss使用一套称为Eureka！的Intranet系统来取得公司中所有员工的意见。他们拥有37500名员工，而且遍布在全世界60个国家中，所以他们需要一个方法来汇集公司所有员工（不论这个员工位于哪一个国家）的好意见，并且在这个意见还没过时前赶快实施。

　　Eureka！原先是一个计划，它原先的规模是让6个站上的25位用户可以同时播放一个动画文件。而随着时间的推移，目前已经可以让全世界的各部门只要拥有适当的硬件配备，就可以直接播放动画的功能，用以取代原先使用邮寄录像带的方式来让大家知道每一季的员工会议的内容。Levi将会议录像放在Intranet服务器上，让每一个人在很短的时间就可以得到并观看内容。另外，Levi公司也计划将Eureka！计划运用在全世界分公司的产品广告、培训或是供给消费者的广告资料上。

　　6．Motorola公司

　　Motorola的CSD是使用Intranet来开发新软件。在完成纸上流程（包含了定义用户需求、详细设计流程、定义一般公用程序码以及其他开发软件时的要素）之后，这些流程文件会被放置在Intranet上面公布。这套系统也拥有搜寻功能及资料输入的功能，并且遵照ISO9000标准，是一套完全通过品质认证的程序。

　　7．Promina健康系统

　　亚特兰大、乔治亚两州所用的Promina健康系统，在设计之初就顾及了两个重要的问题：完成九家医院的连线及尽可能避免许多的纸张作业。尤其是过去，人事资源部门的方法是采用手工完成整理员工资料的工作。如果将这些资料放在网络上，那每一个人就都可以访问到最新的资料了。

　　利用Intranet将分散在九家医院的人事资料完全集成，然后再使用一些微软的工具程序（如：Word，PowerPoint及Excel）来存取资料并且编排。在考虑使用Intranet前，Promina也考虑过使用Lotus Notes这套工具，不过最后还是选择了Intranet。这主要是由于安装Notes所要花费的成本过于昂贵。

　　而他们公司考虑未来使用的应用程序将包含以下功能：电话簿、日历、每一位内科医师都拥有自己的主页（Homepage）、教育系统，以及利用网络来汇集每家医院的大量人事资料，以取代过去手工的方法。

　　8．MTC Telemanagement公司

　　位于加里福尼亚洲Petaluma的MTC有140位员工，专门负责国际电讯服务（如：给一个需要使用大量的电话号码的客户，或是需要常常使用长途电话转接的客户提供一个节省成本的方法）。他们公司在全世界160个国家中的业务代表都在负责这项工作。

　　他们产品的销售能力主要在于，利用企业的分公司与总公司自己的电话线路以及传真将他们连接起来。不过随着企业规模的增大，所付出的成本也大幅增加。于是MTC决定使用Windows NT执行防火墙的安全系统，来让Intranet与Internet连接，以间接降低成本。

　　为了节省更多的时间与金钱，MTC决定保留原来已经存在的数据库（利用Microsoft Access，DEF以及SQL存储），然后通过Web浏览器来作前端，以便直接存取资料。而防火墙可以将从Internet进来要存取Intranet的客户作一定的限制。销售人员要求的资料经过防火墙向适当的ODBC数据库查询资料，并且将资料汇总，然后再将资料转换成特定的格式，以便浏览器来阅读。在汇总两个ODBC数据库系统中资料的同时，MTC允许其他员工更新自己内部的SQL数据库中的任何一个字段。这样，可以让前端的销售员得到最有效的资料。

　　在安全方面的考虑上，每一位员工都拥有自己的ID和密码，另外，所有的国际性业务资料都会在两端加密。MTC预计这一套系统不仅可以在国际电话上节省相当大的一笔财务支出，还可以在Petaluma总公司不给予更多支持的情况下，增加世界各地的销售能力。

　　过去，MTC的业务代表必须要到加州去接受两天的培训课程。现在通过Intranet就可以取得所有的教材及完成所有的培训，这可以比以前更加降低成本。

　　业务代表还可以使用PowerPoint将服务器上的资料直接抓取到客户端上，再进行版面编排并展示产品。如果一些支持销售人员的资料过期了，最新的资料将可以很轻松地取代原来在服务器上的旧资料，而且可以立即让全世界其他的销售员有效地存取该资料。以前，如果你不在总公司而在偏僻的地区，更新一份旧的销售资料是要花费数天时间来等待邮寄的。

　　然而，在世界上某些地区想要利用Internet取得资料，是相当的昂贵，而且速度相当缓慢。目前MTC也正在考虑成为ISP业者来提供全世界的相关服务。也许未来有一天，你会发现它的服务项目不止Intranet，还可以让你在打印及邮资上更加节省开支。

　　9．Sun Microsystems公司

　　不难想象，Intranet在Sun Microsystems公司的经营上扮演了非常重要的角色，包括教育培训、许多专业技术的定期刊物、在电子邮件中提供搜寻功能和计划的记录。

　　Sun允许员工通过Intranet进行培训、或是利用传统的方法在课堂上来学习。工程师不需要等到下一次排定的课程才可以得到需要的资料，而可以使用Web来直接得到，而且还可以直接跳过他们已经懂了的教材。教育培训可以提供许多信息（包含明白的文字、交互式的问答以及录像带）。培训教材也要包含一些章节来提供一些独家技巧，不过许多工程师通常都会贡献出他自己的经验。

　　10．Comptroller of Public Accounts公司

　　上面所有的例子都让我们看到，到目前为止企业对Intranet的应用。现在让我们看看最后一个德克萨斯州的Comptroller of Public Accounts公司。

　　这是一家中介公司，专门负责各州的租税管理工作，并管理各州的资产及不动产，也负责收集大约1000个地区地方政府的营业税。这样庞大的中介资料都集中在IBM3270大型主机的系统上保存。不过为了让这个租税系统的生命可以更有效地延续下去，于是他们决定增加新的图形化用户界面来将一些断断续续的资料合并。

　　他们寻找了许多产品，最后还是决定Web系统才是最好的方法。这样的提议需要有一套软件可以集成后端的数据库及前端的HTML文件，让它们有更大的弹性可以提供重新编排资料以及传送资料的方法。使用这套软件，他们的开发人员可以将时间用在更换数据库上及着手独立解决以下的问题：首先，他们必须增加让Web界面能存取资料的功能；其次，可以更换底层的系统而采用更好的解决方案，以尽量避免资料的重复。