适应组织单位的重编、改革各种不同的结构
1.业务分担的明确化
组织单位如果按策略编制妥当,则必须划分清楚该组织单位所负担的工作领域,因为组织单位是适应环境编制的,即使老早就已经编制的组织单位,遇到必要时,也必须能适应工作的领域。
从事明确分担业务时,以下所列举的事项是非常重要的。
(1)决定分担业务时,组织单位之间不得有"空隙"。
(2)决定分担业务时,组织单位之间不得有"重复"。
(3)业务分担事项有"重点业务"与"定型业务",必须严格区分。
2.人力分配的适应化
前面"选择和'经营安全率'相称的组织编制法"一项中,提过有关编制组织必须留意事项,其中一项是"不要错过投入第一流人才的时机!"由此可知,人力的分配是使组织机能符合目的而运用的一个非常重要的关键。
在人力分配方面,必须留意人才的适合性。前面介绍过,公司业务包括经营者业务在内的四大业务,此四大业务又细分为各种不同的组织单位。从各组织单位所分担的事项中,重点业务又因为经营环境或经营方针的不同而划分得更清楚。为了要贯彻执行这些重点业务,在分派任务时,必须选派具备专门的知识、技术、能力者来担任这项工作。
人力必须根据经营方针和经营策略来分配,这一点意味着平常必须"储备"人才,而就有效运用现有人力资源来说,也必须培养人才。
3.职务分派的明确化
"业务"是指每一个组织单位所分派的工作,而"职务"是分派于该组织单位的"人"所担任的工作。因此,职务分派的明确化也许也该列入人事管理的范畴内。然而,职务也必须划清范围,它必须从经营方针、经营策略中抽出重点职务来,然后查证每一职务是不是为了实现经方针或经营策略而设立?!如果疏忽了这件事,就算是刻意改革了,成效可能不彰。
4.职权的明确化
在组织运用之中,如何规定权限,是个重点。权限往往会被规定为"部长权限"、"科长权限"……等,但问题在于这些职权是否符合最高阶层的期望以及其贯彻执行业务与职务的需要。也就是说各部长行使"部长权限"的结果,如果营运动向和最高阶层的意图背道而驰,那就失去授权的意义了。因此,在组织管理中的"职权",必须从经营方针或经营策略的观点来衡量,如果会产生负面作用,或为求更灵活运用,则必须做某种程度的调整。
5.确立业务管理系统
确实做好业务考核、管理的工作,例如:年初制作的经营方针和经营计划是不是应该修正?计划的进度状况如何?公司管理规则(abministrutive
regulation)是不是需要修正?遵守状况如何?各业务之中的重点业务、各职务中的重点职务的实行状况如何?职权是否有效行使……等等。
明确建立这些业务管理系统,正是使组织灵活运作的根本法则。
6.建立会议制度
会议依性质不同区分为:为沟通同一组织单位内的意见而开的会议,以及在不同的组织单位间所开的会议;此外,也有以现实状况向上级报告为主旨的会议,以及为了保持横向联系为目的而开的会议……等等。
其沟通的内容在下列数点:
(1)向公司上下通告经营方针、经营计划;
(2)将现实状况向决策者传达;
(3)决策的实施;
(4)联络、调整的实施;
(5)教育的实施;
(6)规则的强化;
(7)确立营运制度。
为了要使各组织单位的运作更灵活,必须利用业务管理或会议制度来从旁协助。而为了促使一连串的营运能够符合经营的目的,那就需要某些"制度"了。暂且将此制度命名为业务组织的"营运制度"。基本上,"营运制度"本身和"公司管理规则是有关联的。但是,如果整个业务机构是由各种结构和组织单位结合而成,那就必须制定一个约束规范来限制其动态,这就是"营运制度"在组织里所扮演的角色。例如,必须制定"分公司制度、"业务分担制度"、"职务分担制度"、"职权制度"、"报告制度"、"会议制度"、"各部门业绩评估制度"、"成果分配制度"……等的"营运制度"。
总之,必须在"认识这些和'组织'有关的事项是为了达到目的而采用的一种手段"之上,遵循经营方针和经策略,并不断求新求变。唯有如此,才能预防并治疗属于公司无能病的"慢性组织胶着症"。
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