确立组织单位内、单位间的指示、命令系统
指示、命令和经营方针的彻底执行,有密切的关联。应该如何拟定经营方针,是"脑"的任务,然后彻底让末端了解此经营方针,就是"神经"的任务了。所谓要确立业务机构的指示、命令系统,就是要让公司全体上下都了解"是谁?"以及"向谁?"下达指示、命令的途径。
这时候,必须使"组织单位内的指示、命令系统"明确化,并且确立"组织单位间的指示、命令系统"。例如同一部门内的部长-科长-职员这种流程。原则上,各组织单位都要安置"主管"一人,该组织单位的主管为了要分担业务,并且要贯彻执行,因而必须拥有职务上的权限。因此,组织单位内的指示、命令通常都由组织单位的主管来下达。
"组织单位间的指示、命令系统"也必须明确。指示命令通常是由一个组织单位内有上下关系权能的某处来下达,也有可能是在组织单位之间下达。譬如说,经理部门有时候会监查组织单位是否有违法行为。也就是说以经理部来监查业务部的一种分工方式。如果被监查部门因缺少正当理由而拒绝提出帐票供监查单位查阅,或有所隐瞒等情况时,得以经理部门主管名义,命令被监查部门提出帐票等有关资料备查。
由此可知,部门之间的指示、命令系统必须明确,否则组织就无法圆满地运用。另外,组织单位之间的联络、传达途径也必须明确,这一点和"业务处理制度"有密切的关系。例如,营业部人员支出交际费时,营业部门主管有交际费支出权限,所支出的事由和金额,如果是在它的自由裁量范围内,那么只要经理部门主管签章认可,该传票转到经理科时,出纳人员只需核对程序上是否有过失,就可进行"金钱的支出"事务了。
可是,如果采用"预算管理制度",则经理部门有预算统制权,倘若该营业部门的交际费已经超过预算时,仍然有权拒绝支付经过正式程序转过来的"营业部门交际费支出传票"。
如果这些指示、命令系统不能明确建立,即使再完善的组织单位,也无法使公司朝气蓬勃。
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