印信使用和保管办法

一.总则

1. 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法 。

二.印章的刻制

1. 公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到不寻公安机关办理刻制手续。

2. 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

3. 根据国际、国内先进、适用的质料和种类。

4. 下属企业和部门的根据需要要以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。

三.印章的启用

1. 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2. 印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

四.印章的保管、交接和停用

   (一)公司各类印章必须有专人保管。

1. 董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政部长保管；

2. 各部门印章由各部门指定专人负责保管；

3. 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

(二)印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带，不准委托他人代管。

(三)印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及进汇报，配合安保部门查处。

(四)印章移交须办理手续，签署移交手证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

(五)有下列情况，印章须停用：

1. 机构变动要机构名称改变；

2. 上级部门通知改变印章图样；

3. 印章使用损坏；

4. 印章遗失或被窃，声明作废。

(六)印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

五.印章的使用

(一)使用范围。

1. 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司司法人章；

2. 凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印章；

3. 凡属部门业务范围内加盖部门印章；

4. 凡属合同类的用合同专用章；

5. 凡属财务会计业务的用财务专用章。

(二)使用印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。

(三)使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

1. 代章/因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。

2. 使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

3. 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章将印章妥善移交，以免贻误工作。

六.介绍信管理

   介绍信种类:     存根介绍； 信笺介绍；证明信（材料）。

1. 介绍信一般由行政部秘书负责保存。

2. 介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后行政部长审批；重要事宜需由和级主管签署意见后，报分管总经理审批。

3. 严禁开出空白介绍信。

七.附则

1. 未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

2. 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。