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OA机器的使用法
1. 复印机不妨尽量使用，如此才能节约时间及金钱 不管任何人想复印文件图书类，事前都必须获得责任者的允许。现在，虽然获得了相当的改善，但是仍旧有不少公司商号，为了节省开支，招呼从业人员尽量减少复印。以管理者的办公室来说，每个月大约要复印五千件的文稿之类。其中也有一部分是为了整理资料方才复印，以致给人一种"浪费"的印象，不过，管理者始终不曾有过此种念头。 的确，复印一张文件差不多要花十元日币，或许，有人认为这种代价太高了。不过，你不妨冷静的想想看，为了节省一张复印的费用，而多耗费十分钟的话，那么，势必将耗费好几十倍的时间代价，这实在是本未倒置的做法。 有鉴于此，为了提高工作的效率，毫不惋惜地使用复印机。每遇到可方便作业的机器，也就是说，具备节省时间功能的机器时，管理者都会积极的把它购入。 现在，办公室所使用的复印机，虽然有些过时，但是仍然具备缩小、放大，以及自动送稿的功能。因此，纵然要复印几十张文件时，只要按下操作钮，机器就会自动地展开复印的工作，不必复印一张开一次盖子。对于节省时间、提高效率很有帮助。 2. 使用传真电话录音，有效的活用"时差" 为了跟隔一段距离的对方联络，电话是最有力的武器。 不过话说回来，电话并非在各方面都是万能的。例如对方不在的话，根本就无法把你想办的事情告诉他。又如不管对方是否方便，叫他出来听电话，可能会引起他的不快等等，都是电话最大的缺点。同时，这也是电话所具有的"同时通信性"唯一的弊病。 对于这种电话具有的缺点，只要利用传真、电话录音，即可充分地克服。 "你说这两件事呀!告诉你!咱们老早就实行了!"或许很多人会如此的说。不过，一般人似乎还未能充分地活用其功能。以现在的办公室来说，传真机已经相当的普及。只是，它的用途只被限定于--传递口头难以传达的复杂信息。的确，这也是传真的最大功能之一。 很遗憾的是，另外一个有利之点，也就是能够达到"时差通信"的事实，似乎还不会充分地被活用。所谓的"时差通信"就是指对方不在场时，也能够对他传递信息，对方可以在他最方便时看信息，然后再传回他的意见。 如果你认为想办的事情，可利用电话传递的话，那么，遇到对方不在时，你就会感到束手无策。在这种情形之下，你只好不断地打电话，而且到联络上为止，你的内心一直挂念那件事，影响所及，其它的工作将不能顺利地进行。 与其一直感到惴惴不安，不如利用传真机送出你所要办的事情，待对方回来一定会看。这么一来，既确实，效率又好。 国际贸易中，这种"时差通信"一向扮演很重要的角色。 除此之外，像电话录音也在"时差通信"中担任举足轻重的角色。以一般人的办公室来说，所谓的电话录音，只不过发挥一种功能而已。那就是告诉下班后打电话过去的人，"对不起……管理者已经下班了。" 以有的办公室来说，只使用一般家庭常用的那一种。只告诉对方"不在"，不仅不知道对方的目的，甚至连谁打来都浑然不知的电话录音，实在没有什么意义。如果当事人不在，但是说出目的的话，想处理的事情就能够很快地被进行。实际上，在很多情况之下，受话方不直接跟对方交谈，只靠电话录音进行想办的事情。 除此以外，有的还在不同的目的下使用电话录音。经常把自己办公室的电话录音，当成"备忘录"使用。 例如，在下班的电车里，看到了需要的书本广告，遇到这种情形，就会从公共电话里，或者从家里打电话到没有人的办公室，把想购买的书本名称录下来。在第二天早晨，管理者抵达办公室时，上班的秘书已经把该书本购买回来，放在管理者的办公桌上这也是"时差通信"的一个例子。 如此一来，只要把传真跟电话录音活用，将它们当成跟对方联络的"时差通信"工具，如此就能够使信息的传达交换等工作，又圆满又顺利地进行。 3.只要把微不足道的工作自动化，就能够节省时间 有道是"积沙能成山"，虽然是微不足道的工作，如果重复十几次的话，耗费的时间就不容忽视了。同时，单纯的工作不断重复，并非人类所得意的专长。因此，继续一段时间以后，效率必定会降低下来。有时，还是交给机械处理比较适当。 有鉴于此，办公室除了复印机、传真机、电话录音、电动打字机外，还活用几种实用的事务用具。在前面所介绍的电动打洞机，就是其中之一。除此以外，还使用"电动开信封机"。 顾名思义，这是用来打开信的器具，只要把封套的边缘插入，"沟"里面，就能够很迅速地切开信封。办公室每天都收到数十封邮件，如果每一封都使用剪刀剪开来，再凭人工处理的话，至少得耗费十分到二十分钟左右。 如果使用这种"开封器"的话，只要数分钟就完全处理完毕。而且，这种器具绝对不会把封口连内容物都切掉。关于这点，如果是叫人用剪刀去剪的话，还可能会破坏内容呢!由此可见，从工作方面来说，还是采用这种方式比较适当。 一般说来，目前的人都有根深蒂固的观念。他们都一致认为--既然人类能够胜任的工作，何以要交给机械做呢?那不是太懒惰了吗? 对于这问题，适当的想法刚刚相反。凡是机械能够胜任的工作，或者由它做起来效率比较好，胜过人类两支手的话，那就把工作陆续交给机械吧!或许有人会说，如此成本会增高，不管成本再高，从来就不曾出现比人事费用更高的机械。 到了最近，不但有很多大规模的OA机械出现，还有众多叫人感到眼花缭乱的--所谓高性能的OA机械面市，对于这些崭新的信息，每天必须时时地注意。如果有一些你认为对处理业务有所助益的话，不妨陆陆续续地引进，如此才能有效率地进行工作。
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