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可提高时间效率的五种专门技术

 

1 分段式时间

    关于工作或自管理者启发的挑战,可针对一个主题全力投入,或将时间分割,分别投入几个目标,后者即称为"时间的分段法"。这两种方法都有其必要性,但在不能集中全力投入某个主题时,你应该还是采用"时间分段法"。

    笔者一天之中,常须写3-4本书,当撰拟某一本书的思路不畅时,管理者马上就换写另一本,绝不浪费时间,这就是"时间分段法"的工作方式。笔者于本书后面将提到的"顺便族"用功方式,也是"时间分段法"的一种,大概就是类似于一边看电视、一边阅读诗集,而又能得到功效的方法。

2核心时间的发现及设定

    所谓"核心时间",简单地说,就是"工作效率最高的时间带,也最能将精神集中于工作上的时间带。"

    如果对自己的核心时间毫不关心的话,就无法培养敏锐的时间感,因此,应努力探求自己的核心时间(关于核心时间的探求与设定,可参考"时间层别术"的说明。)

3安排时间

     将个别时间内的活动效率提高,才能把握时间,活用计划。

     比方说,你想看晚上八点钟的连续剧,那你就必须妥善安排时间,七点半之前回家,并在八点之前吃饭、洗澡等等……。这就是一个安排时间的例子,什么时间该做什么事都必须事先计划,确实执行。

4节制应酬时间

    工商界人士,往往花费许多时间在应酬上,以致自己的时间大量减少,因此,要参加应酬时,须以下列三项基准来判断,再采取适当的行动。

(1)由自己主办,且内容较充实的应酬,是否常因此而将时间拉长?

(2)是否因应酬时气氛相当愉快,而不知该适可而止?

(3)基于朋友情份所参加的应酬。

(4)中空时间、片段时间的利用法……这是最容易被浪费的时间,因为这些零星时间很难善加运用,但是,依照以下的方式,还是可以慢慢减少中空时间及片段时间的浪费。

    比方说,可以利用这些时间记录心得,或阅读平常没时间看的报纸、杂志等,也就是说,将工作及自管理者挑战中最简易细小的事项,挪到这些时间来做,如此即可降低浪费时间的比例。

5计划时间

    前述的时间安排也包含在这一项中,现笔者将叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来,以提高工作效率及时间运用率的方法。

    首先,必须先建立几个简单的记号,如M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W=写作、R=读书等等。

    再则,对于备忘事项的处理,也须小心。比方说,不知对方何时才会答复,或某些不能确定时间的预定活动,都应当记录下来,以免遗忘。记录时,可先记在笔记本上方,待确定时日后,再转载到相符的时日栏中。

 

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